כרואה חשבון ויועץ ניהולי וארגוני אני מלווה ארגונים שונים בבניית תקציבים ותוכניות עבודה.
מהנסיון הנצבר שלי, יחד עם ידע ממקורות נוספים, אני מבקש לפתוח צֹהר לגישה חדשנית לתכנון ובניית שנה.
מה אני צריך לעשות עכשיו ומה הצעד הבא?
אלו השאלות שמנהלים בארגונים עסקיים שואלים את עצמם באופן קבוע, וגם אותי כמלווה שלהם בתהליכי קבלת החלטות.
לעיתים קרובות מאוד, השאלות הבאות הן: מה התועלת? וכמה יעלה הצעד לארגון?
התשובה שלי מגיעה עם חיוך של חתול צ'שייר (ההוא מעליסה) – לאן אנחנו הולכים?
ואני מוסיף שאלה נוספת וחשובה מאין כמוה – איך הולכים, או מהי איכות ההליכה?
הצורך:
קצב השינויים הולך וגדל, רמת מורכבות הניהול הולכת וגדלה וגם רמת הלחץ הפנימי והחיצוני הולכת וגדלה.
השיטה הקיימת של בניית תוכנית עבודה ויצירת מסגרת תקציבית, שמתאימה לחלק מהארגונים, הופכת להיות פחות רלוונטית לארגונים רבים. בעיקר, אינה עונה על השאלות הפותחות את הרשומה.
השיטה אותה אני מציע משנה את המיקוד הניהולי לשיטה שאינה מבוססת תקציב, אם כי ניתן עדיין להשתמש בו כאחד הכלים. שינוי המיקוד מאפשר, בין השאר, להתמודד טוב יותר עם קצב השינויים והלחצים ואף להפחית חלק מהלחצים באופן משמעותי.
הרציו המוביל הוא שארגון, אפילו יותר מהאדם, אמור להיות מאוד ממוקד, ללכת רק בדרך להגשמת המטרה המשמעותית שהוגדרה על ידי הבעלים או המנהלים.
תהליך התכנון והתקצוב הרוֹוח לא תמיד עונה לצורך הזה, משום שחסרים בו שני יסודות מהותיים.
השינוי אותו אני מציע – להתחיל את תהליך התכנון ובניית השנה בבניית שני היסודות: היסוד הראשון הוא הזהות העצמית הארגונית והיסוד השני הוא המטרה המשמעותית. הזהות והמטרה מאפשרים לארגון ולמנהלים ללכת בדרך שהם הגדירו, באופן הרצוי ועם סטיות מזעריות בלבד.
ברשומה זו אגע רק בשלושה נושאים עיקריים בגישה: שני היסודות ומיקוד.
בניית היסודות האסטרטגיים:
התהליך האסטרטגי, אותו אני מלווה שנים רבות כיועץ לחברות שונות, הוא תהליך בו השלב הראשון וההכרחי הוא הגדרת המהות של הארגון – הזהות העצמית הארגונית שלו.
הזהות הארגונית בהגדרתה היא הדרך בה הארגון מסתכל על עצמו ובה העובדים מסתכלים על הארגון ומתחברים אליו, מטרתה של הזהות היא שכל עובד ומנהל, כל חלק מהארגון יידע בדיוק איך להתנהג ומה האיכויות הנדרשות בכל פעולה, בכל צעד ובכל קונפליקט, בהתאם לזהות המנוסחת במשפט אחד בהיר.
דוגמה לזהות ארגונית: החברה עובדת במהירות, בחכמה, באופן ממוקד, במקצוענות, ואנחנו מתקדמים.
השלב הבא בתהליך האסטרטגי הוא שלב המטרה המשמעותית.
מטרה משמעותית, בהגדרתה, היא מטרה שהגשמתה היא הגעה ללב הארגון, למהותו.
מעבר לכך, תוצאות עסקיות, לרבות רווח כספי, הן פועל יוצא מהמטרה המשמעותית, מההגשמה שלה.
דוגמה למטרה משמעותית, מהיפות ששמעתי, ממנהל של חברה בינונית-גדולה היא: להיות כאן, להמשיך לעשות עסקים, עוד 20 שנה.
זהות ומטרה. אלו היסודות.
מיקוד:
מיקוד במספר מאוד מצומצם של פעולות שמובילות מהזהות אל המטרה. מתוך רעיון בסיסי – עשיה אפקטיבית היא עשיה ממוקדת וניהול אפקטיבי הוא ניהול ממוקד.
השלב הראשון במיקוד הוא לבחור מה המדדים החשובים ביותר לכל אחד מחלקי הזהות הנ"ל. למשל: לכל מחלקה ארגונית יש את הזהות שלה והמדדים נגזרים שלה.
והשלב השני הוא להגדיר מהן הפעולות הנדרשות להשגת ציון טוב מאוד בכל אחד מהמדדים – זו תוכנית העבודה.
עכשיו יותר קל לענות על השאל הפותחת: מה אני צריך לעשות עכשיו ומה הצעד הבא?
ועכשיו יש תשובה לשאלה חשובה ביותר: איך צריך לעשות, איך לפעול בשגרה ובזמן קונפליקט?
התשובה לשאלת האיך, הבנויה ממספר האיכויות שהוגדרו כחשובות ביותר לזהות הארגונית, היא הניבוי הטוב ביותר ליכולתו של הארגון להגיע למטרותיו לאורך שנים.
הערה קטנה:
יש נטייה לחשוב שצריך או כדאי לתכנן ולתקצב את פעילות הארגון לקראת תחילת השנה הקלנדרית.
אפשר להתווכח על העניין!
בכל מקרה, התהליך האסטרטגי יכול להיות בכל שלב של השנה ועדיף שיהיה מנותק, מבחינת לוחות הזמנים, מהשלבים הטקטיים. היה ויש צורך לשנות צעדים טקטיים באופן מיידי לאחר קביעת הזהות והמטרה המשמעותית – ניתן לעשות זאת תוך שמירה על מסגרת התקציב שנקבעה לשנה השוטפת.
בהצלחה.
—
עם סיום תהליך כתיבת הרשומה, התפרסם שמשרד האוצר שוקל מה לעשות עם עודף גביית מיסים של 12 מיליארד ש"ח.
הגישה שאותה אני מציע לעיל תקפה גם כאן – לגבש זהות לארגון שנקרא מדינת ישראל ולמצוא לנו מטרה או מטרות משמעותיות, כלומר מענה על השאלה: איזו מדינה תהיה כאן עוד 70 שנה? בנושאי חינוך, איכות סביבה, מערכת יחסים עם הערבים, תחבורה, בריאות ועוד.
לו היו מאמצים את הגישה הזו, לא היה צורך לדון עכשיו על כיבוי שריפה של עודף כסף, התשובות היו ברורות.
אהבתי את המאמר
תודה זמיר